【第1篇】文件管理辦法怎么寫(xiě)4300字
第一章 總則
第1條為使集團(tuán)文件管理工作科學(xué)化、規(guī)范化，確保文件在使用過(guò)程中不發(fā)生內(nèi)容重復(fù)、遺漏等問(wèn)題，便于文件的檢索、存檔，特制訂本辦法。
第2條本辦法適用于全集團(tuán)范圍內(nèi)的文件管理工作。
第3條本辦法的主要關(guān)聯(lián)制度有《公文管理辦法》、《檔案管理辦法》、《文件、法律法規(guī)要求控制程序》等。
第4條主要職責(zé)。
1.集團(tuán)領(lǐng)導(dǎo)：負(fù)責(zé)集團(tuán)文件體系的總體規(guī)劃和重要文件的審批。
2.集團(tuán)企業(yè)管理中心：負(fù)責(zé)集團(tuán)文件發(fā)文審核及文件體系的策劃和組織實(shí)施，包括管理手冊(cè)、程序文件、記錄格式和相關(guān)文件資料等的組織擬定、保管發(fā)放、管理控制；監(jiān)督、指導(dǎo)集團(tuán)各中心、各區(qū)域公司管理好相關(guān)文件、資料。
3.集團(tuán)行政管理中心：負(fù)責(zé)公文、檔案類(lèi)文件的整理、存檔、廢棄等工作。
4.集團(tuán)各中心：負(fù)責(zé)編制、修訂、完善本部門(mén)承擔(dān)的各項(xiàng)文件，并對(duì)文件的執(zhí)行進(jìn)行進(jìn)行監(jiān)督，收集反饋信息，不斷完善文件管理。
5.集團(tuán)監(jiān)督審計(jì)中心：負(fù)責(zé)策劃文件管理的監(jiān)督體系，并對(duì)文件的執(zhí)行情況進(jìn)行檢查、提出改進(jìn)意見(jiàn)。
6.區(qū)域公司：負(fù)責(zé)執(zhí)行集團(tuán)下發(fā)的各項(xiàng)文件；收集所在地的相關(guān)法規(guī)與其他要求；建立健全本區(qū)域內(nèi)部文件管理體系，并及時(shí)整理并反饋給集團(tuán)企業(yè)管理中心。
第二章 文件的類(lèi)別
第5條文件的分類(lèi)方式很多，為便于管理，本辦法將文件分為公文、檔案、體系文件、制度文件四大類(lèi)。同一文件可以同時(shí)歸屬兩個(gè)以上的文件類(lèi)別，例如所有重要文件最終都?xì)w并為檔案。
第6條公文。
1.定義：公文指公司在行政管理活動(dòng)或處理公務(wù)活動(dòng)中產(chǎn)生的，按照嚴(yán)格的、法定的生效程序和規(guī)范的格式制定的具有傳遞信息和記錄作用的載體文件。
2.分類(lèi)：公文常見(jiàn)文種包括指示、決定、決議、通知、通告、布告、通報(bào)、報(bào)告、會(huì)議紀(jì)要、請(qǐng)示、申請(qǐng)、批復(fù)和函等。
3.公文管理：包括公文的收發(fā)、傳閱、督辦和歸檔等，詳見(jiàn)《公文管理辦法》。
第7條檔案。
1.定義：檔案是指集團(tuán)各部門(mén)、區(qū)域公司在各個(gè)歷史時(shí)期的各項(xiàng)活動(dòng)中形成的全部檔案的總和。
2.分類(lèi)：檔案包括紙質(zhì)檔案、電子檔案、照片檔案、磁性載體檔案、實(shí)物檔案等。
3.檔案管理：包括檔案的收集、整理、歸檔和保管等，詳見(jiàn)《檔案管理辦法》。
第8條體系文件。
1.定義：管理體系一般有質(zhì)量、環(huán)境、職業(yè)健康安全等管理體系，俗稱(chēng)三大體系，是現(xiàn)代法定企業(yè)行業(yè)管理制度中的題中之義。
2.分類(lèi)：體系文件包括手冊(cè)、程序文件、記錄和操作規(guī)程等。
3.體系文件管理：包括文件的編寫(xiě)、編號(hào)、更新和歸檔等，具體管理辦法及文件內(nèi)容，詳見(jiàn)公司“三合一”管理體系。
第9條制度文件。
1.定義：指為了維護(hù)正常的工作秩序，保證公司各項(xiàng)政策的順利執(zhí)行和各項(xiàng)工作的正常開(kāi)展，依照法律、法令、政策而制訂的具有法規(guī)性或指導(dǎo)性與約束力的文件，是各種行政法規(guī)、章程、規(guī)劃、管理制度、工作文件等的總稱(chēng)。
2.分類(lèi)：本辦法將制度文件分為指令文件（規(guī)劃、策劃等）、管理文件（綜合型管理辦法）、流程文件（各類(lèi)流程及其規(guī)范）、作業(yè)文件（說(shuō)明書(shū)、工作操作手冊(cè)等）和表圖文件（各類(lèi)統(tǒng)計(jì)圖表、分析圖表）。
3.制度文件管理：包括文件的編寫(xiě)、編號(hào)、更新和歸檔等。
第三章 文件的管理
第10條企業(yè)管理中心為集團(tuán)文件的歸口管理部門(mén)，負(fù)責(zé)建立健全文件管理制度，加強(qiáng)集團(tuán)文件的統(tǒng)一協(xié)調(diào)與管理，保證集團(tuán)文件管理工作高效運(yùn)轉(zhuǎn)。
第11條集團(tuán)各類(lèi)發(fā)文在有效期內(nèi)均實(shí)行受控管理。所謂受控文件就是指有效文件。有效文件是指正在執(zhí)行的指導(dǎo)和安排公司工作的文件。
第12條對(duì)于公司以文本打印的形式下發(fā)的文件，只有蓋有受控章的文件在受控范圍內(nèi)，簽收人不得復(fù)印，如因復(fù)印導(dǎo)致的執(zhí)行非受控文件，造成的問(wèn)題由執(zhí)行人負(fù)責(zé)。
第13條文件的使用部門(mén)應(yīng)編制識(shí)別文件更改和現(xiàn)行修訂狀態(tài)的控制清單，以確保在使用場(chǎng)所能得到有效版本的適用文件。
第14條管理手冊(cè)和程序文件由企業(yè)管理中心統(tǒng)一編目、登記和管理。管理手冊(cè)和程序文件屬集團(tuán)的機(jī)密文件，任何人不得外泄。
第15條工程類(lèi)文件由工程管理中心（區(qū)域公司工程部）控制。
第16條集團(tuán)企業(yè)技術(shù)中心負(fù)責(zé)及時(shí)核查（每半年一次）法律法規(guī)、標(biāo)準(zhǔn)、規(guī)范、圖集等外來(lái)文件是否為現(xiàn)行有效版本，并及時(shí)將變更情況通知各有關(guān)部門(mén)和區(qū)域公司。地方性法規(guī)、規(guī)范、標(biāo)準(zhǔn)、圖集等由區(qū)域公司技術(shù)部進(jìn)行核查，并將變更情況通知集團(tuán)及所屬項(xiàng)目部。
第17條企業(yè)管理中心負(fù)責(zé)及時(shí)評(píng)審（每年不少于一次）集團(tuán)公司管理手冊(cè)、程序文件、目標(biāo)、指標(biāo)和公司下發(fā)文件的有效性，并將變更情況及時(shí)以書(shū)面形式通知相關(guān)部門(mén)。
第18條體系文件在實(shí)施中發(fā)現(xiàn)由于組織結(jié)構(gòu)、產(chǎn)品、工作流程、法律法規(guī)等發(fā)生改變而變化時(shí)，由企業(yè)管理中心組織有關(guān)部門(mén)對(duì)原文件進(jìn)行評(píng)審，以確定是否需要更新，文件若發(fā)生修改，則須經(jīng)再次批準(zhǔn)。
第四章 文件的編制與審批
第19條文件格式要求。
1.文件要有名稱(chēng)、編號(hào)、版本、實(shí)施日期、編修/審核/批準(zhǔn)人等。
2.文件的內(nèi)容包括：目的、適用范圍、職責(zé)、程序內(nèi)容、相關(guān)記錄等。
3.文件應(yīng)字跡清楚，標(biāo)示明確。
第20條管理手冊(cè)由管理者代表組織編寫(xiě)，交企業(yè)管理中心復(fù)核，由行政副總審核，集團(tuán)總裁批準(zhǔn)。
第21條體系文件由有關(guān)職能部門(mén)編寫(xiě)，部門(mén)負(fù)責(zé)人審核，交企業(yè)管理中心復(fù)核，行政副總批準(zhǔn)。
第22條施工組織設(shè)計(jì)和管理方案的編寫(xiě)與批準(zhǔn)執(zhí)行參照《施工組織設(shè)計(jì)、方案管理辦法》、《施工組織設(shè)計(jì)編寫(xiě)與定期評(píng)審控制程序》和《管理方案編制及定期評(píng)價(jià)控制程序》。
第23條工程管理文件由集團(tuán)工程管理中心負(fù)責(zé)組織編寫(xiě)，交企業(yè)管理中心復(fù)核，集團(tuán)總裁批準(zhǔn)。
第24條制度文件由各職能部門(mén)編寫(xiě)，部門(mén)負(fù)責(zé)人審核，相關(guān)部門(mén)會(huì)簽，集團(tuán)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。
第25條文件的審批人應(yīng)對(duì)文件的適宜性和充分性進(jìn)行審批。
第五章 文件的編號(hào)
第26條公文的編號(hào)。公文由行政管理中心按文種統(tǒng)一進(jìn)行編號(hào)，編號(hào)包括文種類(lèi)別、順序號(hào)和年份等信息，具體編號(hào)規(guī)則參見(jiàn)《公文管理辦法》和《公司公文編號(hào)規(guī)則》。
第27條檔案的編號(hào)。檔案采用多種方式進(jìn)行編號(hào)，具體編號(hào)規(guī)則參見(jiàn)《檔案管理辦法》。
第28條體系文件的編號(hào)。主要包括整合程序文件、質(zhì)量管理體系文件、環(huán)境管理體系文件、職業(yè)健康安全管理體系文件、環(huán)境管理體系與職業(yè)健康安全管理體系整合的程序文件等，具體編號(hào)規(guī)則參見(jiàn)《文件、法律法規(guī)要求控制程序》。
第29條制度文件的編號(hào)。
1.編號(hào)規(guī)則：
wyjs-□□□□-x□□-□□□□
部門(mén)代號(hào) 順序號(hào) 發(fā)布年號(hào)
2.部門(mén)代號(hào)：以集團(tuán)部門(mén)名稱(chēng)的前四個(gè)字拼音首大寫(xiě)字母表示。經(jīng)營(yíng)管理中心、工程管理中心、企業(yè)技術(shù)中心、財(cái)務(wù)管理中心、行政管理中心、人力資源中心、企業(yè)管理中心、監(jiān)督審計(jì)中心的的代號(hào)依次為“jygl”、“gcgl”、“qyjs”、“cwgl”、“xzgl”、“rlzy”、“qygl”、“jdsj”。
3.文種代號(hào)：x表示文種代號(hào)，其中a代表“指令文件”、b代表“管理文件”、c代表“流程文件”、d代表“作業(yè)文件”、e代表“表圖文件”。
4.順序號(hào)：以?xún)晌换蛉话⒗當(dāng)?shù)字表示，如01，02等，可按邏輯順序排布，也可按時(shí)間順序排布。
5.發(fā)布年號(hào)：以公元紀(jì)年的四位阿拉伯?dāng)?shù)字表示，如2025，視情況可省略。
第六章 文件的發(fā)放與簽收
第30條文件發(fā)放前由文件發(fā)放部門(mén)提出文件發(fā)放范圍，根據(jù)文件性質(zhì)由相應(yīng)一級(jí)負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后方可發(fā)放，其中管理手冊(cè)和程序文件由企業(yè)管理中心擬訂分發(fā)名單，經(jīng)管理者代表批準(zhǔn)后分發(fā)，同時(shí)做好文件發(fā)放記錄。
第31條外來(lái)行政文件統(tǒng)一由行政管理中心負(fù)責(zé)控制，集團(tuán)領(lǐng)導(dǎo)批示后進(jìn)行傳閱或轉(zhuǎn)發(fā)。其他外來(lái)的管理性文件由行政副總批準(zhǔn)發(fā)放范圍，行政管理中心執(zhí)行發(fā)放，或由行政管理中心把法規(guī)、標(biāo)準(zhǔn)等文件的名稱(chēng)、代號(hào)書(shū)面或在oa辦公平臺(tái)上通知有關(guān)部門(mén)、單位，由有關(guān)部門(mén)和單位自行購(gòu)買(mǎi)收集。
第32條國(guó)家、行業(yè)發(fā)布的有關(guān)建筑業(yè)法律法規(guī)、技術(shù)、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、規(guī)范、圖集，由集團(tuán)企業(yè)技術(shù)中心把標(biāo)準(zhǔn)、規(guī)范、圖集的名稱(chēng)、代號(hào)書(shū)面或在oa辦公平臺(tái)上通知有關(guān)部門(mén)、單位，由有關(guān)部門(mén)和單位自行購(gòu)買(mǎi)。地方發(fā)布的有關(guān)建筑業(yè)法規(guī)、技術(shù)、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、規(guī)范、圖集等由區(qū)域公司收集，報(bào)企業(yè)技術(shù)中心備案。
第33條施工圖、施工圖會(huì)審紀(jì)要、工程變更設(shè)計(jì)聯(lián)系單，由區(qū)域公司技術(shù)部負(fù)責(zé)管理。
第34條新文件的發(fā)放如涉及到原有文件的作廢，應(yīng)在新文件發(fā)放后立即廢止，且廢止日期須按廢止的相關(guān)程序予以保管或銷(xiāo)毀。
第35條集團(tuán)發(fā)放的文件必須辦理簽收手續(xù)。由行政管理中心提供《文件發(fā)放登記表》（見(jiàn)附件1）和《文件回收登記表》（見(jiàn)附件2），交相關(guān)收文人簽收。
第七章 文件的保存
第36條文件的保存形式。文件可以以書(shū)面形式或電子版形式保存，以電子版形式保存應(yīng)有備份。
第37條文件的原件由行政管理中心負(fù)責(zé)保存，副本由各部門(mén)負(fù)責(zé)保存。
第38條文件要分類(lèi)保存，便于閱覽。查閱和借閱文件程序參見(jiàn)《檔案管理辦法》。
第39條當(dāng)文件被毀壞、污染、脫色時(shí)，應(yīng)重新領(lǐng)取新文件，同時(shí)交還原文件。文件丟失時(shí)，向文件發(fā)放部門(mén)重新申請(qǐng)領(lǐng)取新文件。
第八章 文件的更改
第40條文件需要更改時(shí)，應(yīng)由更改提出人或更改提出部門(mén)負(fù)責(zé)人填寫(xiě)《文件更改申請(qǐng)表》（見(jiàn)附件3），說(shuō)明更改原因，對(duì)重要的更改還應(yīng)附有充分的證據(jù)。
第41條文件更改的審批，應(yīng)由原審批部門(mén)審批，當(dāng)原審批人不在職時(shí)，可由接替其崗位的人員審批。
第42條文件更改批準(zhǔn)后，由文件歸口部門(mén)實(shí)施更改。
第43條外來(lái)文件的更改應(yīng)直接由相關(guān)文件的歸口管理部門(mén)，根據(jù)文件的有效性及時(shí)通知文件使用部門(mén)。
第44條文件的更改/修訂方式。
1.劃改：當(dāng)更改內(nèi)容不多時(shí)，由更改部門(mén)下達(dá)更改通知單，寫(xiě)明更改內(nèi)容，由文件使用部門(mén)(人)在相應(yīng)位置上劃改。
2.換頁(yè)：當(dāng)修改內(nèi)容較多時(shí)，由文件發(fā)放部門(mén)對(duì)相應(yīng)頁(yè)重新打印后，與所有在用文件的相應(yīng)頁(yè)進(jìn)行撤換，收回舊頁(yè)。
3.換版：當(dāng)文件需多處更改時(shí)，并經(jīng)多次更改，影響使用時(shí)，由發(fā)放部門(mén)重印新版，進(jìn)行更換。
4.文件更改次數(shù)以換頁(yè)為準(zhǔn)，局部劃改可不作統(tǒng)計(jì)。換版則指文件整體換版，程序文件可以在特殊情況下進(jìn)行單個(gè)文件換版。管理手冊(cè)換版時(shí)，所有程序文件應(yīng)隨之換版。
第45條文件版本修訂狀態(tài)。對(duì)于需要修訂的體系文件、制度文件等，應(yīng)在文件標(biāo)頭欄，按iso9000標(biāo)準(zhǔn)標(biāo)明文件的版本/修改狀態(tài)，例如初版未修改文件的“版本/修改狀態(tài)”為“a/0”，第4次修改后的“版本/修改狀態(tài)”為“a/4”，第5次修改則需換版，“版本/修改狀態(tài)”變?yōu)椤癰/0”。
第九章 文件的廢棄與銷(xiāo)毀
第46條作廢文件從各使用現(xiàn)場(chǎng)收回后，由歸口部門(mén)填寫(xiě)《文件銷(xiāo)毀審批表》（見(jiàn)附件4），文件歸口部門(mén)負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，統(tǒng)一銷(xiāo)毀。作廢的管理手冊(cè)和程序文件經(jīng)行政副總批準(zhǔn)后銷(xiāo)毀。
第47條若因法律或積累知識(shí)等需要保存和參考而保留的失效或作廢文件，必須作好作廢或失效的標(biāo)識(shí)。
第十章 附則
第48條本辦法由集團(tuán)企業(yè)管理中心、行政管理中心負(fù)責(zé)起草、修訂與解釋與監(jiān)督執(zhí)行。
第49條本辦法經(jīng)集團(tuán)高層經(jīng)營(yíng)班子會(huì)議審議通過(guò)，自下發(fā)之日起執(zhí)行。
第50條附件：（1）文件發(fā)放登記表；（2）文件回收登記表；（3）文件更改申請(qǐng)表；（4）文件銷(xiāo)毀審批表。
書(shū)寫(xiě)經(jīng)驗(yàn)396人覺(jué)得有用
寫(xiě)文件管理辦法的時(shí)候，得先把相關(guān)的規(guī)定和流程梳理清楚。文件管理這事，說(shuō)復(fù)雜也復(fù)雜，說(shuō)簡(jiǎn)單也簡(jiǎn)單。要是公司里沒(méi)有個(gè)明確的規(guī)定，那文件亂成一團(tuán)麻，找起來(lái)費(fèi)勁不說(shuō)，還容易出岔子。所以第一步就是制定一個(gè)大致的框架，比如文件的分類(lèi)，歸檔的方法，還有保管期限之類(lèi)的。
文件分類(lèi)是個(gè)技術(shù)活兒，得根據(jù)文件的內(nèi)容來(lái)分。像業(yè)務(wù)類(lèi)的文件就單獨(dú)放一塊兒，人事類(lèi)的另起一堆，財(cái)務(wù)類(lèi)的也不能混在一塊兒。要是分類(lèi)搞錯(cuò)了，到時(shí)候想查個(gè)資料，翻半天也找不到。我以前在一家公司干的時(shí)候，就有同事把銷(xiāo)售合同丟進(jìn)了行政檔案里，結(jié)果急得團(tuán)團(tuán)轉(zhuǎn)，最后還是同事幫忙才找到。
歸檔的方法也很關(guān)鍵。有些文件需要長(zhǎng)期保存，有些短期用完就可以銷(xiāo)毀。短期的文件可以直接存到電子系統(tǒng)里，定期清理就行。長(zhǎng)期的就得放在專(zhuān)門(mén)的地方，還得做好防潮防火措施。有一次我去一家企業(yè)檢查，發(fā)現(xiàn)他們的紙質(zhì)文件堆得亂七八糟，連個(gè)防水布都沒(méi)鋪，萬(wàn)一哪天下雨漏水，那損失可不小。
保管期限得結(jié)合實(shí)際情況來(lái)定。比如，公司的會(huì)議紀(jì)要可能一年后就沒(méi)什么用了，但客戶(hù)檔案就得保存至少五年。要是期限搞錯(cuò)了，該留的丟了，不該留的卻一直存著，這都是問(wèn)題。我記得有個(gè)朋友在公司負(fù)責(zé)文件管理，他把所有的文件都按十年保存，結(jié)果后來(lái)發(fā)現(xiàn)很多根本不需要保存這么久，白白占地方。
電子文件的管理也不能忽視。現(xiàn)在大家都用電腦辦公，電子文件越來(lái)越多，得有專(zhuān)門(mén)的管理系統(tǒng)。不然文件一多，查找起來(lái)特別麻煩。而且電子文件容易被刪掉或者篡改，所以得設(shè)置權(quán)限，誰(shuí)能看到，誰(shuí)能修改，都要明確規(guī)定。我曾經(jīng)見(jiàn)過(guò)一家公司，因?yàn)闄?quán)限設(shè)置不當(dāng)，導(dǎo)致重要文件被誤刪了，后來(lái)花了好長(zhǎng)時(shí)間才恢復(fù)過(guò)來(lái)。
文件的借閱也是個(gè)需要注意的地方。誰(shuí)借走了，什么時(shí)候歸還，這些都得記錄下來(lái)。借閱的時(shí)候最好簽個(gè)字，這樣有據(jù)可查。有時(shí)候員工借了文件忘記還，時(shí)間久了就找不到了，這事挺常見(jiàn)的。我之前工作的時(shí)候，就遇到過(guò)這種情況，最后只能重新打印一份，費(fèi)了不少功夫。
文件的銷(xiāo)毀也是個(gè)講究事。不是說(shuō)隨便找個(gè)垃圾桶就扔掉了，得經(jīng)過(guò)審批才行。尤其是涉及敏感信息的文件，得采取安全的方式銷(xiāo)毀，比如碎紙機(jī)處理或者燒毀。要是隨便扔，被人撿去利用了，后果很?chē)?yán)重。我有個(gè)同事就因?yàn)闆](méi)按規(guī)定銷(xiāo)毀文件，差點(diǎn)惹出大麻煩。
【第2篇】公司文件資料賬號(hào)密碼管理辦法怎么寫(xiě)1000字
賬號(hào)密碼管理辦法
為維護(hù)網(wǎng)絡(luò)安全運(yùn)行，確保公司各項(xiàng)文件資料不受侵害，促進(jìn)各類(lèi)密碼統(tǒng)一管理，特制訂此制度。
一、賬號(hào)、密碼設(shè)置對(duì)象
1．服務(wù)器（域名、阿里云、教師行動(dòng)網(wǎng)、云平臺(tái)、中考中招、各部門(mén)存檔）賬號(hào)密碼等；
2.公司網(wǎng)站用戶(hù)（云平臺(tái)、教師行動(dòng)網(wǎng)、中考中招）、后臺(tái)賬號(hào)等；
3．公司官網(wǎng)、微信、微博等與公司宣傳有關(guān)的賬號(hào)、密碼；
4.因工作需要，在政府或第三方機(jī)構(gòu)等網(wǎng)站注冊(cè)的賬號(hào)、密碼；
5.需加密的文件資料；
6.上述未列出的其他與工作有關(guān)的賬號(hào)密碼。
二、密碼的設(shè)置
1．公司各項(xiàng)密碼，由直接責(zé)任人及部門(mén)負(fù)責(zé)人商議確定，密碼可由直接責(zé)任人設(shè)定，并報(bào)部門(mén)負(fù)責(zé)人知曉及備案。
2．密碼內(nèi)容設(shè)置規(guī)則：必須由數(shù)字、字符和特殊字符組成；密碼長(zhǎng)度不能少于8個(gè)字符；機(jī)密級(jí)對(duì)象，設(shè)置的密碼長(zhǎng)度不得少于10個(gè)字符；設(shè)置密碼時(shí)應(yīng)盡量避開(kāi)有規(guī)律、易破譯的數(shù)字或字符組合。
三、密碼的修改
1．公司因?qū)嶋H需求，修改（更換）各項(xiàng)密碼，須向直接責(zé)任人申請(qǐng)，并得到部門(mén)負(fù)責(zé)人同意才允許更改密碼。
2．所有離職的員工須履行密碼交執(zhí)程序，及時(shí)上交公司各項(xiàng)賬戶(hù)密碼。由部門(mén)負(fù)責(zé)人通知相關(guān)人員及時(shí)修改相應(yīng)密碼。
3．定期更換密碼:一般服務(wù)器密碼更換周期不得超過(guò)60天。
四、賬號(hào)和密碼的保存
1．公司設(shè)置的各項(xiàng)用戶(hù)密碼由直接責(zé)任人自行保存，嚴(yán)禁將各項(xiàng)密碼告知他人；若因工作需要必須告知，應(yīng)按程序請(qǐng)示上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)，經(jīng)上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)批示后方可告知相應(yīng)密碼。一旦對(duì)方工作完成，直接責(zé)任人必須及時(shí)更改密碼，確保密碼安全。
2．公司的各項(xiàng)密碼均由各部門(mén)負(fù)責(zé)人負(fù)責(zé)建立《密碼信息表》（詳見(jiàn)附表）、管理保存、及時(shí)更新，須將《密碼信息表》（詳見(jiàn)附表）提交至行政部檔案管理員備份。檔案管理員按月進(jìn)行核查。
3．各項(xiàng)密碼直接責(zé)任人對(duì)所管理的密碼，嚴(yán)禁通過(guò)各種渠道漏密，切勿出現(xiàn)忘記密碼、遺失密碼等情況。否則，將視情況承擔(dān)相應(yīng)工作失職的責(zé)任，部門(mén)負(fù)責(zé)人亦將承擔(dān)部門(mén)管理連帶責(zé)任。
4．如發(fā)現(xiàn)密碼有泄密跡象或黑客入侵，密碼直接責(zé)任人應(yīng)立刻報(bào)告上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)，并嚴(yán)查泄密源頭、修補(bǔ)系統(tǒng)漏洞，采取一切可行的方式規(guī)避公司損失，并將詳細(xì)情況以書(shū)面形式及時(shí)上報(bào)上一級(jí)領(lǐng)導(dǎo)。
五、處罰
針對(duì)上述條款，違反者公司將依據(jù)情節(jié)輕重給予50元至1000元罰款，情節(jié)嚴(yán)重者將移送司法機(jī)關(guān)。
附表：
密碼信息表
序號(hào)
名稱(chēng)/用途
管理部門(mén)
責(zé)任人
賬號(hào)/用戶(hù)名
密碼
備注
**********
**********
網(wǎng)址、地址等
書(shū)寫(xiě)經(jīng)驗(yàn)99人覺(jué)得有用
公司文件資料賬號(hào)密碼管理辦法的編寫(xiě)其實(shí)挺講究技巧的，既要確保實(shí)用，又得讓人容易理解。首先得搞清楚公司的具體情況，像部門(mén)數(shù)量、人員構(gòu)成什么的，這些都是基礎(chǔ)信息。然后，要明確密碼管理的目標(biāo)，是單純?yōu)榱税踩?，還是也想提高工作效率？目標(biāo)定下來(lái)后，就可以著手制定具體的規(guī)則了。
比如，對(duì)于賬號(hào)的創(chuàng)建流程，可以詳細(xì)描述一下從申請(qǐng)到審批再到分配的具體步驟。這里頭可能會(huì)涉及到一些表格或者模板之類(lèi)的，最好附上樣例，讓大家照著做就行。至于密碼設(shè)置這部分，得強(qiáng)調(diào)一下復(fù)雜度，像是長(zhǎng)度至少要達(dá)到多少位，必須包含字母數(shù)字還有特殊符號(hào)之類(lèi)的。不過(guò)有時(shí)候在寫(xiě)的時(shí)候可能會(huì)漏掉一點(diǎn)細(xì)節(jié)，比如忘記提一下定期更換密碼的重要性。
書(shū)寫(xiě)注意事項(xiàng)：
關(guān)于權(quán)限管理這塊兒，得根據(jù)不同的崗位來(lái)設(shè)定訪(fǎng)問(wèn)權(quán)限，不能所有人都能隨便查看敏感信息。這中間可能會(huì)遇到一些特殊情況，比如臨時(shí)借調(diào)人員需要短期訪(fǎng)問(wèn)某些文件，這時(shí)候就需要一個(gè)靈活的機(jī)制來(lái)處理。要是沒(méi)考慮到這一點(diǎn)，后續(xù)可能會(huì)出點(diǎn)小麻煩，像權(quán)限混亂導(dǎo)致的信息泄露什么的。
還有就是應(yīng)急措施這部分，得提前規(guī)劃好萬(wàn)一出了問(wèn)題該怎么應(yīng)對(duì)。比如說(shuō)誰(shuí)負(fù)責(zé)處理緊急情況，聯(lián)系哪些部門(mén)之類(lèi)的。這部分內(nèi)容要是寫(xiě)得太籠統(tǒng)，可能到時(shí)候真出了事就找不著北了。當(dāng)然，在寫(xiě)這部分的時(shí)候，也可能因?yàn)槭韬鲞z漏了一些關(guān)鍵點(diǎn)，比如忘記提到備份的重要性。
小編友情提醒：
文件資料的歸檔和銷(xiāo)毀也是個(gè)大問(wèn)題。歸檔的時(shí)候要保證有序，銷(xiāo)毀的時(shí)候更得謹(jǐn)慎，不能隨隨便便就丟掉。如果在這方面沒(méi)有明確規(guī)定，以后可能會(huì)出現(xiàn)資料丟失或者被不當(dāng)使用的風(fēng)險(xiǎn)。當(dāng)然，寫(xiě)的時(shí)候可能會(huì)不小心漏掉一些重要環(huán)節(jié)，比如沒(méi)有特別強(qiáng)調(diào)歸檔的時(shí)間節(jié)點(diǎn)之類(lèi)的事。
【第3篇】物業(yè)危險(xiǎn)品管理辦法作業(yè)指導(dǎo)文件怎么寫(xiě)1350字
物業(yè)公司作業(yè)指導(dǎo)文件
危險(xiǎn)品管理辦法
1.目的
加強(qiáng)管理區(qū)域內(nèi)危險(xiǎn)品的管理。
2.范圍
適用于公司各管理處對(duì)危險(xiǎn)品的管理
3.定義
危險(xiǎn)品是指對(duì)人身、自然環(huán)境和財(cái)產(chǎn)有直接危害的物品，具有易燃、自燃、易爆、毒害、腐蝕、放射性等危險(xiǎn)性質(zhì)。
4.職責(zé)
部門(mén)/崗位工作職責(zé)
管理處經(jīng)理是各部門(mén)危險(xiǎn)品管理的第一責(zé)任人，負(fù)責(zé)對(duì)本管理處的危險(xiǎn)品管理工作進(jìn)行監(jiān)督檢查
主管(辦)負(fù)責(zé)危險(xiǎn)品管理工作的具體落實(shí)
危險(xiǎn)品管理員負(fù)責(zé)危險(xiǎn)品管理的具體操作
5.方法及過(guò)程控制定:
5.1易燃易爆品:天那水、柴油、汽油、酒精、油漆、液化氣罐等。
帶毒性藥物:敵敵畏、農(nóng)藥等。
5.2管理處應(yīng)根據(jù)部門(mén)的實(shí)際情況列出具體的危險(xiǎn)品清單進(jìn)行控制。
5.2.1危險(xiǎn)品的采購(gòu)需由部門(mén)經(jīng)理指定專(zhuān)人進(jìn)行。參見(jiàn)《采購(gòu)管理程序》。
5.2.2對(duì)于沒(méi)有設(shè)定供應(yīng)商的危險(xiǎn)品，采購(gòu)需遵照國(guó)家相關(guān)規(guī)定購(gòu)買(mǎi)。
5.3危險(xiǎn)品的運(yùn)輸、搬運(yùn)
5.3.1對(duì)轄區(qū)內(nèi)使用的危險(xiǎn)品由安全員監(jiān)督搬運(yùn)、存放和使用，并記錄在《安全部巡視記錄表》中。
5.3.2 對(duì)外包方使用的危險(xiǎn)品原則上要求其每天使用后帶離轄區(qū)，不允許其存放在轄區(qū)內(nèi)。
5.3.3對(duì)業(yè)主裝修使用的危險(xiǎn)品，要求其妥善保管，具體執(zhí)行《裝修現(xiàn)場(chǎng)監(jiān)控辦法》。
5.3.4公司工程施工涉及使用危險(xiǎn)品時(shí)，應(yīng)嚴(yán)格按相關(guān)作業(yè)指導(dǎo)書(shū)施工。
5.3.5對(duì)現(xiàn)階段節(jié)日業(yè)主有燃放煙花、炮竹的習(xí)俗，安全部應(yīng)劃定區(qū)域，要求業(yè)主指定地點(diǎn)燃放，當(dāng)法規(guī)、法令明確規(guī)定禁止燃放煙花、炮竹時(shí)，按法規(guī)、法令執(zhí)行。
5.3.6輕拿輕放，防止碰擊、拖拉和傾倒。
5.3.7碰撞、互相接觸容易引起燃燒、爆炸或造成其它危險(xiǎn)的危險(xiǎn)品，以及化學(xué)性質(zhì)或防護(hù)滅火方法互相抵觸的危險(xiǎn)品，不得混合裝運(yùn)。
5.3.8遇熱、遇潮容易引起燃燒、爆炸或產(chǎn)生有毒氣體的化學(xué)危險(xiǎn)物品，在裝運(yùn)時(shí)應(yīng)當(dāng)采取隔熱防潮設(shè)施。
5.4危險(xiǎn)品的儲(chǔ)存、保管
5.4.1危險(xiǎn)品應(yīng)與其它物品隔離分開(kāi)、分類(lèi)、分項(xiàng)進(jìn)行保管，對(duì)有居毒的危險(xiǎn)物品，必須用帶鎖柜放置并上鎖，有條件時(shí)應(yīng)設(shè)立單獨(dú)的危險(xiǎn)倉(cāng)庫(kù)，鑰匙由專(zhuān)人保管。
5.4.2存放危險(xiǎn)品的地點(diǎn)應(yīng)符合有關(guān)的安全規(guī)定，并根據(jù)物品的種類(lèi)性質(zhì)，設(shè)置相應(yīng)的通風(fēng)。防爆、泄壓、防火、防雷、防曬、報(bào)警、滅火等安全措施，確保危險(xiǎn)品的存放。
5.4.3危險(xiǎn)品入庫(kù)前，必須進(jìn)行檢查登記，入庫(kù)后應(yīng)定期檢查。
5.4.4危險(xiǎn)品的領(lǐng)用必須嚴(yán)格由專(zhuān)人負(fù)責(zé)，倉(cāng)管員需妥善保管好鑰匙。避免危險(xiǎn)品的丟失。
5.4.5部門(mén)可根據(jù)本部門(mén)實(shí)際情況制定相應(yīng)的危險(xiǎn)品儲(chǔ)存、保管細(xì)則。
5.4.6對(duì)服務(wù)供方存放在部門(mén)內(nèi)范圍內(nèi)的危險(xiǎn)品也應(yīng)參照上述規(guī)定進(jìn)行。
5.5危險(xiǎn)品的使用
5.5.1危險(xiǎn)品的使用者要有相關(guān)的專(zhuān)業(yè)操作技能，資質(zhì)證明。
5.5.2使用危險(xiǎn)品時(shí)必須有安全防護(hù)措施和用具。如用有毒性或腐蝕性的藥物時(shí)必須戴上防護(hù)手套。對(duì)有揮發(fā)性的藥品還應(yīng)戴上口罩。使用完后及時(shí)用肥皂洗手。
5.5.3盛裝危險(xiǎn)品的容器，在使用前后，必須進(jìn)行檢查，消除隱患，防止火災(zāi)，爆炸、中毒等事故發(fā)生。
5.5.4銷(xiāo)毀處理有燃燒、爆炸、中毒和其它危險(xiǎn)的廢棄危險(xiǎn)品。應(yīng)當(dāng)采取安全措施，并應(yīng)按環(huán)境保護(hù)的規(guī)定進(jìn)行處理。
5.6外來(lái)危險(xiǎn)品的管理
5.6.1出入口值班員需對(duì)出入人員嚴(yán)格檢查，對(duì)外來(lái)危險(xiǎn)品進(jìn)行嚴(yán)格把關(guān)。
5.6.2如發(fā)現(xiàn)有攜帶危險(xiǎn)品進(jìn)入管理區(qū)域需問(wèn)清原因，視情況進(jìn)行制止或報(bào)部門(mén)指派專(zhuān)人監(jiān)控。
5.6.3每日巡視人員要認(rèn)真巡視及檢查，一旦發(fā)現(xiàn)不安全隱患要立即向主管部門(mén)匯報(bào)。
5.6.4 如危險(xiǎn)品發(fā)生事故要立即通知上級(jí)主管及相關(guān)部門(mén)，由主管著情況而定是否請(qǐng)求外援協(xié)助。
6.支持性文件
無(wú)
7.質(zhì)量記錄表格
無(wú)
書(shū)寫(xiě)經(jīng)驗(yàn)299人覺(jué)得有用
在物業(yè)管理領(lǐng)域，危險(xiǎn)品管理是一項(xiàng)需要細(xì)致規(guī)劃的工作。每個(gè)小區(qū)都有可能存在一些易燃易爆物品，比如清潔劑、油漆之類(lèi)的，這些東西如果管理不當(dāng)，就可能引發(fā)安全隱患。所以，物業(yè)公司得制定一份危險(xiǎn)品管理辦法作業(yè)指導(dǎo)文件，確保這些危險(xiǎn)品不會(huì)成為潛在的風(fēng)險(xiǎn)點(diǎn)。
編寫(xiě)這類(lèi)文件的時(shí)候，首先要明確哪些東西算作危險(xiǎn)品。這一步很重要，因?yàn)橐歉慊炝耍哑胀ㄎ锲芬伯?dāng)成危險(xiǎn)品來(lái)管理，那反而會(huì)增加工作量。一般來(lái)說(shuō)，那些容易燃燒或者爆炸的東西都得列入清單，像煤氣罐、化學(xué)試劑這些都要特別留意。不過(guò)有時(shí)候，工作人員可能會(huì)漏掉一些細(xì)節(jié)，比如忘記把某些特殊化學(xué)品納入管控范圍，這就可能埋下隱患。
接著，就得設(shè)定一個(gè)存放區(qū)域了。這個(gè)區(qū)域最好遠(yuǎn)離居民區(qū)，而且要有明顯的警示標(biāo)志，提醒大家這里存放的是危險(xiǎn)品。當(dāng)然，光有警示牌還不夠，還得定期檢查存放環(huán)境，看看有沒(méi)有漏水或者其他異常情況。這里可能會(huì)出現(xiàn)一個(gè)小失誤，就是有些人覺(jué)得只要貼了警示標(biāo)志就夠了，忽略了后續(xù)的實(shí)際檢查工作，這樣就可能出了問(wèn)題才發(fā)現(xiàn)不對(duì)勁。
在日常管理上，物業(yè)公司應(yīng)該建立一套詳細(xì)的登記制度。每次出入庫(kù)都要記錄清楚，包括數(shù)量、日期、用途等等。這樣做有兩個(gè)好處，一是方便追蹤來(lái)源，二是有助于控制用量。不過(guò)有時(shí)候，填寫(xiě)表格的時(shí)候可能會(huì)因?yàn)槊y而漏填一兩項(xiàng)信息，這就可能導(dǎo)致賬目不清，后續(xù)查起來(lái)麻煩。
培訓(xùn)員工也是關(guān)鍵環(huán)節(jié)之一。所有接觸危險(xiǎn)品的員工都應(yīng)該接受專(zhuān)業(yè)培訓(xùn)，了解如何正確操作以及發(fā)生意外時(shí)該如何應(yīng)對(duì)。有的時(shí)候，培訓(xùn)內(nèi)容可能過(guò)于簡(jiǎn)略，只講了基本的操作流程，卻沒(méi)有深入講解緊急情況下的處理方法，這就可能導(dǎo)致員工在面對(duì)突發(fā)狀況時(shí)手足無(wú)措。
小編友情提醒：
定期開(kāi)展安全演練也很有必要。通過(guò)模擬火災(zāi)、泄漏等情況，檢驗(yàn)應(yīng)急預(yù)案的有效性。不過(guò)這里可能會(huì)有一個(gè)小問(wèn)題，就是演練結(jié)束后沒(méi)有及時(shí)總結(jié)經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)，導(dǎo)致下次演練時(shí)同樣的問(wèn)題依舊存在。
【第4篇】部門(mén)文件管理規(guī)定辦法怎么寫(xiě)3250字
部門(mén)文件管理規(guī)定
(一)總則
第一條 為減少發(fā)文數(shù)量，提高辦文速度和發(fā)文質(zhì)量，充分發(fā)揮文件在各項(xiàng)工作中的指導(dǎo)作用，根據(jù)區(qū)建設(shè)局關(guān)于文書(shū)處理的有關(guān)規(guī)定，結(jié)合我單的實(shí)際情況，特制訂本制度。
第二條 文件管理內(nèi)容主要包括:上級(jí)函、電、來(lái)文，同級(jí)函、電、來(lái)文，本單位上報(bào)下發(fā)的各種文件、資料。
第三條 按照黨政分工的原則，本單位各類(lèi)文件(黨支部和行政)統(tǒng)一由辦公室歸口管理。
(二)收文的管理
第四條 公文的簽收
1.單位所有文件(除領(lǐng)導(dǎo)訂啟的外)均由收發(fā)員(文書(shū))登記簽收、拆封(由上級(jí)或郵電局機(jī)要通訊員直送的機(jī)要文件除外)。
在簽收和拆封時(shí)，收發(fā)員(文書(shū))需注意檢查封口，對(duì)開(kāi)口和郵票撕毀函件應(yīng)查明原因。
2.對(duì)上級(jí)部門(mén)發(fā)來(lái)的文件，要進(jìn)行文件、文號(hào)、機(jī)要編號(hào)的核定，如果其中一項(xiàng)不對(duì)口，應(yīng)立即報(bào)告上級(jí)部門(mén)，并登記差錯(cuò)文件的文號(hào)。
第五條 公文的編號(hào)保管
1. 收發(fā)員(文書(shū)) 拆封和簽收后應(yīng)及時(shí)附上'文件處理傳閱單'，作分類(lèi)登記編號(hào)、保管。
2.本單位外出人員開(kāi)會(huì)帶回的文件及資料應(yīng)及時(shí)送交收發(fā)員(文書(shū))進(jìn)行登記編號(hào)保管，不得個(gè)人保存，如職工工作需要借閱的可復(fù)印或借用。
第六條 公文的閱批與分轉(zhuǎn)
1.凡正式文件均需由辦公室主任(或副主任)根據(jù)文件內(nèi)容和性質(zhì)閱簽后，由收發(fā)員(文書(shū))分送領(lǐng)導(dǎo)和承辦部門(mén)閱辦，重要文件或急作應(yīng)立刻呈送領(lǐng)導(dǎo)(或分管領(lǐng)導(dǎo))閱批后分送承辦部門(mén)閱辦。
為避免文件積壓誤事，一般應(yīng)在當(dāng)天閱簽完。
2.一般禮儀性質(zhì)的函、電、單據(jù)等，可由辦公室直接分轉(zhuǎn)處理。
如涉及幾個(gè)單位會(huì)辦的文件，應(yīng)同各單位聯(lián)系后再分轉(zhuǎn)處理。
3.為加速文件運(yùn)轉(zhuǎn)，收發(fā)員(文書(shū))應(yīng)在當(dāng)天或第二天將文件送到領(lǐng)導(dǎo)和承辦部門(mén)，如關(guān)系到兩個(gè)以上部門(mén)，應(yīng)按批示次序依次傳閱，最遲不得超過(guò)兩天(特殊情況例外)。
第七條 文件的傳閱與催辦。
1.傳閱文件應(yīng)嚴(yán)格遵守傳閱范圍和保密規(guī)定，不得將有密級(jí)的文件帶回家、宿舍和公共場(chǎng)所，也不得將文件轉(zhuǎn)借其他人閱看。
對(duì)尚未傳達(dá)的文件不得向外泄露內(nèi)容。
2.閱讀文件應(yīng)抓緊時(shí)間，當(dāng)天閱完后應(yīng)在下班前將文件交收發(fā)員(文書(shū))，閱批文件一般不得超過(guò)兩天，閱后應(yīng)簽名以示負(fù)責(zé)。
如有領(lǐng)導(dǎo)'批示'、'擬辦意見(jiàn)'辦公室應(yīng)責(zé)成有關(guān)部門(mén)和人員按文件所提要求和領(lǐng)導(dǎo)批示辦理有關(guān)事宜。
3.閱文時(shí)不得抄錄全文，不得任意取走文件夾內(nèi)任何文件及附件，如確系工作需要，要辦理借閱手續(xù)，以防止丟失泄密。
4.文件閱完后，應(yīng)交收發(fā)員(文書(shū))，切忌橫傳。
5.辦公室對(duì)文件負(fù)有催辦檢查督促的責(zé)任，承辦部門(mén)接到文件、函電應(yīng)立即指定專(zhuān)人辦理。
不得將文件壓放分散，如需備查，應(yīng)按照有關(guān)保密規(guī)定，并征得辦公室同意后，予以復(fù)印或摘抄，原件應(yīng)及時(shí)歸檔周轉(zhuǎn)。
6.按照閱文范圍，離、退休干部，一般由有關(guān)部門(mén)定期組織學(xué)習(xí)有關(guān)文件，或由辦公室通知到單位閱文。
(三)發(fā)文的管理
第八條 發(fā)文的規(guī)定
1.單位上報(bào)下發(fā)正式文件的權(quán)力分別集中黨支部和行政辦公室，各群眾團(tuán)體和部門(mén)一律不得自行向上、向下發(fā)送正式文件。
2.各 群眾團(tuán)體、部門(mén)需要向上反映匯報(bào)重要情況或向下安排布置重要工作要求發(fā)文應(yīng)分別向黨支部、行政辦公室提出發(fā)文申請(qǐng)，并將文件底稿分別交黨支部、行政辦公室審核。
黨支部、行政辦公室同意發(fā)文，方可按黨、政機(jī)構(gòu)設(shè)置與業(yè)務(wù)分工統(tǒng)一歸口以黨×字、政×字發(fā)文。
群眾團(tuán)體文件由黨支部批轉(zhuǎn)。
3.對(duì)單位影響較大，涉及多個(gè)以上領(lǐng)導(dǎo)分管范圍的文件，須經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)班子研究決定后批準(zhǔn)簽發(fā)。
其余文件均由主要領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)簽發(fā)。
第九條 發(fā)文的范圍:
1.凡是以黨支部、行政辦公室名義發(fā)出的文件、通告、決定、決議、請(qǐng)示、報(bào)告、編寫(xiě)的會(huì)議紀(jì)要和會(huì)議簡(jiǎn)報(bào)，均屬發(fā)文范圍。
2.黨支部、、行政辦公室下發(fā)文件主要用于:
(1)公布單位規(guī)章制度;
(2)轉(zhuǎn)發(fā)上級(jí)文件或根據(jù)上級(jí)文件精神制訂的文件;
(3)公布單位體制機(jī)構(gòu)變動(dòng)或干部任免事項(xiàng);
(4)公布單位重大生產(chǎn)、技術(shù)、管理、政治工作、生活福利等工作的決定;
(5)發(fā)布有關(guān)獎(jiǎng)懲決定和通報(bào);
(6)其他有關(guān)重大事項(xiàng);
3.黨支部、行政辦公室上行文、外發(fā)文主要用于:
(1)對(duì)上級(jí)機(jī)關(guān)呈報(bào)工作計(jì)劃、請(qǐng)示報(bào)告、處理決定;
(2)同兄弟單位聯(lián)系有關(guān)重大生產(chǎn)、技術(shù)、人事勞資、物資供應(yīng)、科研、基建、管理、黨群工作等事宜。
4.日常生產(chǎn)、技術(shù)、管理、黨群工作中，有關(guān)圖紙、技術(shù)文件、工藝修改、審批工作、安排部署、傳達(dá)上級(jí)指示等事項(xiàng)，應(yīng)按有關(guān)制度辦理，經(jīng)分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，由各科室書(shū)面或口頭自行通知執(zhí)行，一般不用發(fā)文。
5.各科室如會(huì)議所作的決定，一般都不應(yīng)發(fā)文，不備查考，可以科室名義用《工作簡(jiǎn)訊》發(fā)會(huì)議紀(jì)要。
(四)發(fā)文程序與要求
第十條 發(fā)文程序規(guī)定:
1.各科室需要發(fā)文，應(yīng)事先向黨支部、行政辦公室提出申請(qǐng);
2.黨支部、行政辦公室同意發(fā)文后，主辦科室應(yīng)以黨的方針、政策和國(guó)家法令，上級(jí)指示或工作實(shí)際需要草擬文件初稿;
3.草擬文稿必須從本單位角度出發(fā)，做到情況確實(shí)、觀點(diǎn)鮮明、條理清楚、層次分明、文字簡(jiǎn)煉、標(biāo)點(diǎn)符號(hào)正確、書(shū)寫(xiě)工整。
嚴(yán)禁使用鉛筆、圓珠筆、紅墨水和彩筆書(shū)寫(xiě);
4.文稿擬就后，擬搞人應(yīng)填附發(fā)文稿紙首頁(yè)，詳細(xì)寫(xiě)明文件標(biāo)題、發(fā)送范圍、印刷份數(shù)、擬稿單位與擬稿人，并簽名、蓋章、標(biāo)定日期和密級(jí);
5.辦公室應(yīng)根據(jù)黨支部、行政的要求和上級(jí)有關(guān)指示精神，有關(guān)文件規(guī)定，對(duì)文稿進(jìn)行審查和修改。
對(duì)涂改不清、文字錯(cuò)漏嚴(yán)重、內(nèi)容不妥、格式不符的文稿應(yīng)退回?cái)M稿單位重新擬稿;
6.經(jīng)辦公室審查修改后的文稿，送分管領(lǐng)導(dǎo)核稿(對(duì)文稿內(nèi)容、質(zhì)量負(fù)責(zé));
7.對(duì)審核時(shí)修改較多，有礙打印和存檔的文稿，應(yīng)由擬搞部門(mén)重新整理寫(xiě)清楚;
8.需經(jīng)會(huì)簽的文稿，應(yīng)在交付打印前送會(huì)簽部門(mén)會(huì)簽;
9.文稿審核會(huì)簽后，按批準(zhǔn)權(quán)限的規(guī)定分別呈送黨政領(lǐng)導(dǎo)審定批準(zhǔn)簽發(fā);
10.經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)簽發(fā)后的文稿交辦公室收發(fā)員(文書(shū))統(tǒng)一編號(hào)送打字室打印;
11.文件打印清樣，應(yīng)由擬稿人校對(duì)，校對(duì)人員應(yīng)在發(fā)文稿上簽名;
12.文件打字后，由辦公室派專(zhuān)人按數(shù)印刷，再由收發(fā)員(文書(shū))分發(fā)并檢查落實(shí)情況。
(五)文件的借閱和清退
第十一條 各部門(mén)有關(guān)工作人員因工作需要借閱一般文件，需經(jīng)本部門(mén)負(fù)責(zé)人簽寫(xiě)便條，對(duì)有密級(jí)的文件須分管領(lǐng)導(dǎo)或辦公室主任同意后方可借閱。
第十二條 借閱文件應(yīng)嚴(yán)格履行借閱登記手續(xù)，就地閱看，按時(shí)歸還。
任何人不得將文件帶走或全文抄錄，不允許拆卷和在文件上勾劃等。
第十三條 辦公室收發(fā)員(文書(shū))對(duì)承辦的公文應(yīng)抓緊催辦，應(yīng)定期對(duì)事情已經(jīng)辦妥的本單位文件和上級(jí)要求限期清退的文件，進(jìn)行收繳清退工作。
(一般為月底一小清，季末一中清、年終一總清)。
如發(fā)現(xiàn)文件丟失，必須及時(shí)查明原因和責(zé)任者，并如實(shí)向領(lǐng)導(dǎo)報(bào)告。
(六)文件的立卷與歸檔
第十五條 文件的歸檔范圍:
1.凡下列文件統(tǒng)一分別由辦公室收發(fā)員(文書(shū))負(fù)責(zé)歸檔:
(1)上級(jí)機(jī)關(guān)來(lái)文，包括上級(jí)對(duì)單位報(bào)告、申請(qǐng)的批復(fù);
(2)黨支部、行政辦公室發(fā)出的報(bào)告、指示、決定、決議、通報(bào)、紀(jì)要、重要通知、工作總結(jié)、領(lǐng)導(dǎo)發(fā)言和生產(chǎn)工作的各類(lèi)計(jì)劃統(tǒng)計(jì)、季度、年度報(bào)表等;
(3)黨支部會(huì)、主任辦公會(huì)議、中層干部會(huì)議、職工委員會(huì)以及各種例會(huì)記錄;
(4)支部黨代表大會(huì)、職代工、工會(huì)會(huì)員代表大會(huì)、團(tuán)代會(huì)等組織召開(kāi)的代表大會(huì)所形成的報(bào)告、總結(jié)、決議、發(fā)言、簡(jiǎn)報(bào)、會(huì)議記錄等;
(5)有保存價(jià)值的人民來(lái)信來(lái)訪(fǎng)記錄及處理結(jié)果;
(6)參加上級(jí)召開(kāi)的各種會(huì)議帶回的文件、資料及本單位在會(huì)上匯報(bào)表言材料等;
(7)上級(jí)機(jī)關(guān)領(lǐng)導(dǎo)同志來(lái)單位檢查視察工作的報(bào)告、指示記錄，以及本單位向上級(jí)進(jìn)行匯報(bào)的提綱和材料;
(8)反映本單位生產(chǎn)活動(dòng)、先進(jìn)人物事跡及領(lǐng)導(dǎo)工作等的音、像攝制品;
(9)單位日志和大事記;
(10)單位向上級(jí)請(qǐng)示批復(fù)的文件及上報(bào)的有關(guān)材料。
2.業(yè)務(wù)科室，各群眾團(tuán)體日常工作中形成的活動(dòng)資料，由各業(yè)務(wù)科室、群眾團(tuán)體負(fù)責(zé)立卷歸檔。
第十六條 立卷要求
1.文件立卷應(yīng)按照內(nèi)容、名稱(chēng)、時(shí)間順序，分門(mén)別類(lèi)地進(jìn)行整理歸檔。
2.立卷時(shí)，要求把文件的批復(fù)、正本、底稿、主件、附件收集齊全，保持文件、材料的完整性。
3.要堅(jiān)持平時(shí)立卷與年終立卷歸檔相結(jié)合的原則。
重要工作、重要會(huì)議形成的文件材料，要及時(shí)立卷歸檔。
4.上年度形成的文件材料，要求在下年度7月份以前整理完。
(七)文件的銷(xiāo)毀
第十七條 對(duì)于多余、重復(fù)、過(guò)時(shí)和無(wú)保存價(jià)值的文件，辦公室應(yīng)定期清理造冊(cè)，并按上級(jí)有關(guān)規(guī)定，辦理申請(qǐng)銷(xiāo)毀手續(xù)。
第十八條 經(jīng)審核同意銷(xiāo)毀的文件，應(yīng)在辦公室收發(fā)員(文書(shū))和正副主任以及分管領(lǐng)導(dǎo)的共同監(jiān)督下銷(xiāo)毀。
第十七條 實(shí)施及修改 本辦法經(jīng)決策會(huì)通過(guò)后實(shí)施，修改時(shí)亦同。
書(shū)寫(xiě)經(jīng)驗(yàn)328人覺(jué)得有用
寫(xiě)部門(mén)文件管理規(guī)定的時(shí)候，得先把公司現(xiàn)有的文件情況摸清楚，不然起草起來(lái)會(huì)很盲目。一般文件分好幾種類(lèi)型，像業(yè)務(wù)類(lèi)、人事類(lèi)、財(cái)務(wù)類(lèi)什么的，每種文件都有自己的特點(diǎn)，像業(yè)務(wù)文件可能涉及到技術(shù)細(xì)節(jié)，人事文件得有員工的基本信息，財(cái)務(wù)文件當(dāng)然就是賬目記錄了。把這些搞明白后，就可以開(kāi)始動(dòng)筆了。
文件管理規(guī)定，得有點(diǎn)條理性。比如，文件的接收、歸檔、借閱、銷(xiāo)毀這些環(huán)節(jié)都要說(shuō)清楚。接收文件的時(shí)候要注意時(shí)效性，不能拖得太久才處理。歸檔的話(huà)，得有個(gè)分類(lèi)標(biāo)準(zhǔn)，別亂七八糟堆在一起。借閱就麻煩一點(diǎn)，得有審批流程，防止有人隨便拿走看。至于銷(xiāo)毀，不是說(shuō)想扔就扔，得經(jīng)過(guò)評(píng)估，該留的留，該毀的毀。
起草的時(shí)候，最好能結(jié)合實(shí)際情況，別光顧著抄別的公司的規(guī)定。要是公司規(guī)模小，文件量不大，沒(méi)必要整那么復(fù)雜的規(guī)定。但如果是個(gè)大公司，文件多得像海一樣，就得有專(zhuān)門(mén)的規(guī)章制度來(lái)管。我見(jiàn)過(guò)有些小公司，文件管理特別隨意，結(jié)果一到要用的時(shí)候找不到，挺尷尬的。
有時(shí)候?qū)懳募芾硪?guī)定，會(huì)碰到一些小問(wèn)題。比如寫(xiě)到文件歸檔這部分時(shí)，可能會(huì)忘記加上電子文檔的管理方式，只寫(xiě)了紙質(zhì)版的歸檔流程。還有，文件銷(xiāo)毀的時(shí)間節(jié)點(diǎn)也容易漏掉，光說(shuō)要銷(xiāo)毀，卻沒(méi)具體說(shuō)多久之后銷(xiāo)毀。這些小疏忽，平時(shí)不注意的話(huà)，可能會(huì)給工作帶來(lái)麻煩。
書(shū)寫(xiě)注意事項(xiàng)：
文件管理規(guī)定里頭，得明確責(zé)任分工。誰(shuí)負(fù)責(zé)接收文件，誰(shuí)負(fù)責(zé)歸檔，誰(shuí)負(fù)責(zé)借閱審批，都得寫(xiě)清楚。不然到時(shí)候出了問(wèn)題，大家互相推諉，事情就難辦了。不過(guò)也不能太死板，遇到特殊情況得靈活處理，不能光靠規(guī)定辦事。
【第5篇】技術(shù)類(lèi)文件資料的編碼與標(biāo)識(shí)管理辦法怎么寫(xiě)1550字
編號(hào)：QI/02-06
版本：V1.0
一、目的
對(duì)技術(shù)類(lèi)文件/資料的編碼標(biāo)識(shí)，更改等進(jìn)行控制。使質(zhì)量管理體系運(yùn)行的各個(gè)場(chǎng)所都執(zhí)行有效版本；對(duì)質(zhì)量記錄進(jìn)行管理和控制，提供產(chǎn)品質(zhì)量管理，符合規(guī)定要求和質(zhì)量管理體系有效運(yùn)行的證據(jù)。
二、適用范圍
適用對(duì)本公司與技術(shù)文件/資料（表單、文件、圖紙等所有與技術(shù)生產(chǎn)有關(guān)的文件和記錄的控制。
三、術(shù)語(yǔ)及定義
技術(shù)類(lèi)文件/資料：所有我司內(nèi)部技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)、設(shè)計(jì)圖紙及客戶(hù)的技術(shù)資料、圖紙，以及所有支持性文件（作業(yè)指導(dǎo)書(shū)、工藝卡片、設(shè)備維護(hù)保養(yǎng)規(guī)程等文件）；
四、內(nèi)容及要求
1.專(zhuān)用技術(shù)文件“文件編碼”的標(biāo)識(shí)
格式如下：
例如：*
*-*
*-*.*
①
②
③
“①”代表產(chǎn)品編碼：
由普什鑄造有限公司技術(shù)部負(fù)責(zé)建立公司產(chǎn)品明細(xì)臺(tái)帳（臺(tái)帳中必須包含產(chǎn)品的基本信息，如產(chǎn)品名稱(chēng)、圖號(hào)、型號(hào)、材質(zhì)、客戶(hù)、產(chǎn)品編碼、產(chǎn)品重量等），并對(duì)各種產(chǎn)品進(jìn)行編號(hào)，編號(hào)以阿拉伯?dāng)?shù)字“001”開(kāi)始作為第一編碼，順序編號(hào)。產(chǎn)品編碼一旦定下就永遠(yuǎn)不得改變。
“②”代表文件類(lèi)別/名稱(chēng)編碼：產(chǎn)品圖紙類(lèi)001-009（工裝/模具除外）；生產(chǎn)控制資料011-050(產(chǎn)品先期策劃設(shè)計(jì)資料、造型作業(yè)指導(dǎo)書(shū)、制芯作業(yè)指導(dǎo)書(shū)、制型作業(yè)指導(dǎo)書(shū)、組芯作業(yè)指導(dǎo)書(shū)、刷涂作業(yè)指導(dǎo)書(shū)、涂料作業(yè)指導(dǎo)書(shū)、合箱作業(yè)指導(dǎo)書(shū)、熔煉作業(yè)指導(dǎo)書(shū)、澆注作業(yè)指導(dǎo)書(shū)、粗磨作業(yè)指導(dǎo)書(shū)、涂漆作業(yè)指導(dǎo)書(shū)、拋丸作業(yè)指導(dǎo)書(shū)、噴砂作業(yè)指導(dǎo)書(shū)、熱處理作業(yè)指導(dǎo)書(shū)等屬于此編號(hào)范圍)；檢查卡片051-080(制芯檢查卡片、制型檢查卡片、組芯檢查卡片、刷涂檢查卡片、涂料檢查卡片、合箱檢查卡片、熔煉檢查卡片、澆注檢查卡片、粗磨檢查卡片、涂漆檢查卡片、拋丸檢查卡片、噴砂檢查卡片、熱處理檢查卡片、包裝檢查卡片、精磨檢查卡片、產(chǎn)品磁粉檢查工藝卡MT、產(chǎn)品超聲波檢查工藝卡UT、產(chǎn)品外觀檢查工藝卡VT是等屬于此編碼范圍)
模具/工裝/工具圖081-099。
具體規(guī)定可參見(jiàn)附件1
“③”代表文件版本號(hào)：
初始版本號(hào)為“1.0”，修改一次，文件編碼其他內(nèi)容不變，版本號(hào)由“1.0”更換為“1.1”；修改兩次，版本號(hào)由“1.1”更換為“1.2”，依次類(lèi)推。換版時(shí)，文件編碼其他內(nèi)容不變，版本號(hào)由“1.3”更換為“2.0”。
2.通用技術(shù)文件“文件編碼”的標(biāo)識(shí)
格式如下：
000-***-*.*
①
②
③
④
①表示通用文件為“000”；
②表示類(lèi)別；
③表示序號(hào)；
④表示版本號(hào)。
例如：000-033-1.0合箱作業(yè)指導(dǎo)書(shū)。
3.技術(shù)類(lèi)文件的修改
當(dāng)需要對(duì)技術(shù)文件進(jìn)行修改時(shí)，必須要由修改人員先填寫(xiě)“工藝文件修改通知單”，通知單必須有唯一的文件號(hào)，填寫(xiě)“工藝文件修改通知單”時(shí)必須明確說(shuō)明需要修改的文件名稱(chēng)，文件編碼，修改原因，修改內(nèi)容（由“***”改為“***”）等基本信息。經(jīng)審批后，由技術(shù)部文件管理人員將“工藝文件修改通知單”發(fā)放給相關(guān)部門(mén)自行修改，并完善文件標(biāo)題欄中的內(nèi)容。
4.技術(shù)類(lèi)文件的標(biāo)題欄（具體見(jiàn)附件2）
5.技術(shù)類(lèi)文件的編碼登記
當(dāng)有（更）新的文件需要下發(fā)時(shí)，首先由文件編制人員將審批完成后的文件原件及電子版一并交由技術(shù)部文件管理人員，并登記。文件管理人員將文件制定“文件編碼”后，受控下發(fā)并記錄文件“分放號(hào)”。
6.文件的下發(fā)
技術(shù)類(lèi)文件下發(fā)前，必須由技術(shù)部文件管理人員填寫(xiě)“文件資料發(fā)放清單”，經(jīng)主管領(lǐng)導(dǎo)簽字審批，確定發(fā)放范圍后方可發(fā)放（具體發(fā)放程序參見(jiàn)《技術(shù)文件管理細(xì)則》）。
文件下發(fā)至各部門(mén)文件管理人員處后，各部門(mén)的文件管理人員必須對(duì)文件進(jìn)行登記并記錄“分發(fā)號(hào)”，發(fā)放到指定人員手中?！胺职l(fā)號(hào)”格式如下：
技--*
技術(shù)部
各部門(mén)人員/崗位代碼
各部門(mén)人員代碼由各部門(mén)自行組織統(tǒng)一編制，一旦人員及人員代碼確定后，報(bào)技術(shù)部及品質(zhì)部文件管理人員備案后將永不再做更改。
各部門(mén)分發(fā)號(hào)代號(hào)具體見(jiàn)附件3
五、相關(guān)記錄及附件
《技術(shù)文件更改單》Q(chēng)R0209
《文件資料發(fā)放清單》Q(chēng)R0205
附件1：
附件2：
附件3：
部門(mén)名稱(chēng)
行政部
財(cái)務(wù)部
制造部
治安防火部
儲(chǔ)運(yùn)部
成品車(chē)間
市場(chǎng)部
設(shè)備部
品質(zhì)部
技術(shù)部
鑄造車(chē)間
部門(mén)代號(hào)
行-財(cái)-制-安-儲(chǔ)-成-營(yíng)-設(shè)-質(zhì)-技-生-/
書(shū)寫(xiě)經(jīng)驗(yàn)393人覺(jué)得有用
技術(shù)類(lèi)文件資料的編碼與標(biāo)識(shí)管理辦法怎么寫(xiě)
寫(xiě)這類(lèi)文件的時(shí)候，得先搞清楚這個(gè)辦法是用來(lái)干什么的，就是說(shuō)它到底要解決什么問(wèn)題。每個(gè)公司或者單位的情況都不一樣，所以一開(kāi)始就要明確這個(gè)管理辦法適用的對(duì)象是誰(shuí)，范圍有多大。比如，是只針對(duì)研發(fā)部門(mén)的技術(shù)文檔，還是整個(gè)公司的文件都包括？這很重要，因?yàn)槿绻秶ǖ锰珜挿?，后期?zhí)行起來(lái)可能會(huì)很麻煩。
接著就是關(guān)于編碼規(guī)則的設(shè)計(jì)了。編碼看似簡(jiǎn)單，其實(shí)挺復(fù)雜的。得考慮到以后的擴(kuò)展性，要是今天定的規(guī)則明天就不管用了，那豈不是白忙活？最好能有個(gè)基本的原則，比如按照時(shí)間順序來(lái)編，或者是根據(jù)項(xiàng)目的類(lèi)別來(lái)分。當(dāng)然了，也可以結(jié)合這兩種方法，這樣既方便查找又不會(huì)太混亂。不過(guò)在實(shí)際操作中，可能會(huì)有人覺(jué)得某個(gè)項(xiàng)目特別重要，非要插隊(duì)排在前面不可，這就需要提前跟大家說(shuō)好規(guī)矩，不然后面就會(huì)出亂子。
標(biāo)識(shí)這部分也很關(guān)鍵。文件標(biāo)識(shí)應(yīng)該簡(jiǎn)單明了，一看就知道是什么東西。有些人喜歡用一些特別復(fù)雜的名字或者縮寫(xiě)，結(jié)果別人看了半天也不知道什么意思。標(biāo)識(shí)最好能包含一些基本信息，像文件的名稱(chēng)、創(chuàng)建日期、版本號(hào)之類(lèi)的。但有時(shí)候也會(huì)遇到這樣的情況，就是同一個(gè)文件可能有好幾個(gè)不同的版本，這時(shí)候就得想個(gè)辦法區(qū)分它們，不然使用者會(huì)懵圈的。
還有一個(gè)容易被忽視的地方，就是文件的存放位置。既然有了編碼和標(biāo)識(shí)，那就得有個(gè)地方把這些文件放好，而且放的位置還得便于查找。如果文件散落在各個(gè)角落，找起來(lái)就像大海撈針一樣費(fèi)勁。所以事先得規(guī)劃好一個(gè)合理的存儲(chǔ)系統(tǒng)，無(wú)論是電子版還是紙質(zhì)版，都要有一個(gè)清晰的目錄結(jié)構(gòu)。不過(guò)，有時(shí)候員工可能會(huì)忘記把新文件放到指定的位置，這就需要定期檢查一下，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)糾正。
書(shū)寫(xiě)注意事項(xiàng)：
還有一點(diǎn)需要注意的就是權(quán)限管理。并不是所有人都有權(quán)查看所有的文件，有些敏感的信息只能讓特定的人看。因此，在制定管理辦法的時(shí)候，就得明確規(guī)定哪些人可以訪(fǎng)問(wèn)哪些文件，以及他們是否有權(quán)修改這些文件。要是沒(méi)有做好權(quán)限設(shè)置，就可能出現(xiàn)不該看的人看到了不該看的東西，這事就鬧大了。
小編友情提醒：
別忘了培訓(xùn)一下相關(guān)人員。即使管理辦法寫(xiě)得再好，如果使用者不了解或者不遵守，也是白搭?？梢酝ㄟ^(guò)開(kāi)會(huì)講解、發(fā)放手冊(cè)等方式讓大家熟悉新的規(guī)定。當(dāng)然，剛開(kāi)始執(zhí)行的時(shí)候，可能會(huì)有人不習(xí)慣，甚至?xí)霈F(xiàn)一些小差錯(cuò)，但只要堅(jiān)持一段時(shí)間，慢慢就會(huì)好起來(lái)的。
【第6篇】某某物業(yè)分公司質(zhì)量體系文件管理辦法怎么寫(xiě)1900字
1 目的
運(yùn)用科學(xué)有效的管理方法，規(guī)范上海分公司、各管理處對(duì)質(zhì)量體系文件的控制，從而保證質(zhì)量體系的有效運(yùn)行。
2 適用范圍
適用于上海分公司、各管理處對(duì)質(zhì)量體系文件的建立、使用和保存等等。
3 職責(zé)
3.1 管理部質(zhì)量主管負(fù)責(zé)所有質(zhì)量體系文件的控制。
3.2 分公司內(nèi)部使用的作業(yè)指導(dǎo)書(shū)由部門(mén)內(nèi)部人員編制;管理處內(nèi)部使用的作業(yè)指導(dǎo)書(shū)由相關(guān)人員編制。
3.3 管理者分代表和相關(guān)主管人員負(fù)責(zé)分公司內(nèi)部使用的質(zhì)量體系文件的審核和日常督促改進(jìn)工作;管理者分代表和管理處主任審核管理處內(nèi)部使用的質(zhì)量體系文件。
3.4 分公司經(jīng)理負(fù)責(zé)分公司內(nèi)部和管理處內(nèi)部使用的質(zhì)量體系文件的批準(zhǔn)。
4 實(shí)施程序
4.1 質(zhì)量體系文件的建立
4.1.1質(zhì)量手冊(cè)和程序文件。質(zhì)量手冊(cè)和程序文件由總公司質(zhì)量部統(tǒng)一編制發(fā)放，分公司管理處不得涂改。
4.1.2 管理處作業(yè)指導(dǎo)書(shū)
4.1.2.1 管理處作業(yè)指導(dǎo)書(shū)由管理處各部門(mén)相關(guān)人員編寫(xiě)、排版、打印。
4.1.2.2相關(guān)部門(mén)主管需要對(duì)作業(yè)指導(dǎo)書(shū)進(jìn)行會(huì)審，分管副總經(jīng)理負(fù)責(zé)復(fù)審，總經(jīng)理負(fù)責(zé)審批。
4.1.2.3 質(zhì)量主管對(duì)文件進(jìn)行編號(hào)及排版檢查，并辦理《作業(yè)指導(dǎo)書(shū)審批單》。
a.編號(hào)方法為:
wi-sh(***)-**-***
順序號(hào)
文件類(lèi)別號(hào)
上海分公司***管理處代碼
作業(yè)指導(dǎo)書(shū)代碼
文件類(lèi)別號(hào)有九類(lèi)，分別為:fa(物業(yè)管理方案)、zh(綜合管理)、gc(房屋、設(shè)施、設(shè)備)、ag(消防、安管、車(chē)輛管理)、hj(環(huán)境管理)、kh(客戶(hù)服務(wù)、
社區(qū)文化)、jy(經(jīng)營(yíng)、財(cái)務(wù)管理)、bm(部門(mén)工作指導(dǎo))、st(食堂)。
b.排版格式見(jiàn)總公司《體系文件控制程序》。
4.1.2.4對(duì)于分公司各個(gè)部門(mén)的編號(hào)劃分:33-01為綜合部，33-02為管理部，33-03為市場(chǎng)部，33-04為工程部，33-05為財(cái)務(wù)部，33-06為凱迪克大廈管理處。
4.1.3 物業(yè)管理方案
4.1.3.1《物業(yè)管理方案》由各項(xiàng)目管理處負(fù)責(zé)編寫(xiě)。
4.1.3.2管理者分代表負(fù)責(zé)《物業(yè)管理方案》的審核，總經(jīng)理復(fù)審后報(bào)總公司主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。
4.1.3.3質(zhì)量主管對(duì)《物業(yè)管理方案》進(jìn)行編號(hào)、排版和打印。
4.2 質(zhì)量體系文件的修改
4.2.1 在質(zhì)量體系文件的建立過(guò)程中，對(duì)審核和批準(zhǔn)不通過(guò)的質(zhì)量體系文件要進(jìn)行修改或重新編寫(xiě)。
4.2.2 對(duì)投入使用的質(zhì)量體系文件修改需經(jīng)過(guò)審批，審批權(quán)限參照文件建立審批權(quán)限。
4.2.3 文件修改時(shí)，由提出人填寫(xiě)《體系文件修改申請(qǐng)單》，經(jīng)原文件審批人員審批后，由質(zhì)量主管將修改的內(nèi)容加到正式文件中。
4.2.4 文件內(nèi)容修改后，對(duì)修改某頁(yè)要將修改狀態(tài)在《文件修改狀態(tài)頁(yè)》中注明。
4.2.5 當(dāng)文件修改超過(guò)5次或修改內(nèi)容較多時(shí)，應(yīng)換版。
4.3 質(zhì)量體系文件的使用
4.3.1 作業(yè)指導(dǎo)書(shū)的編制人員負(fù)責(zé)向文件執(zhí)行人員進(jìn)行文件解讀和培訓(xùn)，并對(duì)文件實(shí)施的情況進(jìn)行檢查，質(zhì)量主管負(fù)責(zé)建立《體系文件目錄》。
4.3.2 所有質(zhì)量體系文件在使用中要保持版面清潔。
4.4 質(zhì)量體系文件的發(fā)放
4.4.1 質(zhì)量體系文件發(fā)放方式:質(zhì)量體系文件發(fā)放給相關(guān)業(yè)務(wù)部門(mén)時(shí)，質(zhì)量主管先將質(zhì)量體系文件目錄發(fā)放給各部門(mén)主管，讓其自行選擇本部門(mén)需使用的文件，而后質(zhì)量主管將其選定的文件內(nèi)容復(fù)印發(fā)放給相關(guān)部門(mén)。
4.4.2 質(zhì)量體系文件的發(fā)放需建立相應(yīng)的《受控文件發(fā)放記錄表》，由領(lǐng)用人簽名登記。
4.4.3 除外來(lái)文件以外，發(fā)放到各部門(mén)的質(zhì)量體系文件需在文件每頁(yè)的右上方(表格除外)加蓋紅色'受控文件章'。
4.5 質(zhì)量體系文件的借閱
4.5.1除公司領(lǐng)導(dǎo)外，其他人員借閱質(zhì)量體系文件均需經(jīng)過(guò)質(zhì)量主管的批準(zhǔn)，并填寫(xiě)《文件借閱登記表》。
4.5.2借出和歸還文件時(shí)，必須辦理清點(diǎn)手續(xù)，由質(zhì)量主管和借閱者當(dāng)面核對(duì)清楚。
4.5.3未經(jīng)批準(zhǔn)不得對(duì)質(zhì)量體系文件進(jìn)行復(fù)制。
4.5.4文件如有丟失、損壞，需立即采取相應(yīng)措施，并追究當(dāng)事者責(zé)任。
4.6 質(zhì)量體系文件的保存
4.6.1 管理處作業(yè)指導(dǎo)書(shū)保存一份原件，作業(yè)指導(dǎo)書(shū)的電子文檔要做備份。
4.6.2質(zhì)量手冊(cè)、程序文件及管理處作業(yè)指導(dǎo)書(shū)原件存放于管理部文件架內(nèi)，應(yīng)排列整齊，以便查找。發(fā)放到各部門(mén)的質(zhì)量體系文件由各部門(mén)自行保存，不得遺失。
4.6.3 文件存放應(yīng)做到防火、防盜、防潮、防蟲(chóng)、防塵。
4.6.4 作廢的質(zhì)量手冊(cè)、程序文件要交還總公司質(zhì)量部，不得自行銷(xiāo)毀。
4.6.5分公司、各管理處的作業(yè)指導(dǎo)書(shū)因不適用或因其它原因作廢的，可直接銷(xiāo)毀，
但須保存一份加蓋'作廢'章的作廢文件原件。對(duì)作廢文件保存2年后可銷(xiāo)毀，并建立《作廢文件保存清單》。
5 質(zhì)量要求
所有質(zhì)量體系文件都必須按照《體系文件控制程序》的規(guī)定進(jìn)行管理。管理處的作業(yè)指導(dǎo)書(shū)還需按照本文件的規(guī)定進(jìn)行控制。
6監(jiān)督檢查
總經(jīng)理負(fù)責(zé)按照《體系文件控制程序》和本文件的要求對(duì)質(zhì)量體系文件的控制進(jìn)行監(jiān)督和檢查。
7改進(jìn)分析
本文件的使用過(guò)程中如發(fā)現(xiàn)不適用的應(yīng)及時(shí)修改，以保證質(zhì)量體系文件控制的有效性。
8記錄、標(biāo)識(shí)
8.1 《作業(yè)指導(dǎo)書(shū)審批單》
8.2 《文件借閱登記表》
8.3 《受控文件發(fā)放記錄表》
8.4 《作廢文件保存清單》
8.5 《文件修改狀態(tài)頁(yè)》
8.6 《體系文件目錄》
8.7 《體系文件修改申請(qǐng)單》
書(shū)寫(xiě)經(jīng)驗(yàn)368人覺(jué)得有用
物業(yè)分公司搞質(zhì)量體系文件，這可不是件簡(jiǎn)單的事。一開(kāi)始得把公司現(xiàn)有的規(guī)章制度好好梳理一遍，哪些管用，哪些過(guò)時(shí)了，心里得有個(gè)譜。比如，有些老規(guī)矩可能早就跟不上現(xiàn)在的情況了，就得改改。還有些新出臺(tái)的規(guī)定，也得及時(shí)補(bǔ)充進(jìn)去。
起草文件的時(shí)候，得把部門(mén)之間的職責(zé)劃分清楚。不然到時(shí)候出了問(wèn)題，大家都推來(lái)推去，誰(shuí)也不負(fù)責(zé)。記得之前有家公司就因?yàn)檫@個(gè)鬧了不少笑話(huà)，最后搞得一團(tuán)糟。每個(gè)環(huán)節(jié)都要有人盯著，出了事也有個(gè)責(zé)任人。
寫(xiě)文件的時(shí)候，專(zhuān)業(yè)術(shù)語(yǔ)可不能少。物業(yè)管理這塊兒，像“設(shè)施維護(hù)”、“環(huán)境管理”這些詞都得用上。要是隨便亂寫(xiě)，外行看了還行，內(nèi)行人一看就知道不靠譜。不過(guò)有時(shí)候?qū)懼鴮?xiě)著，可能就把“設(shè)備檢查”寫(xiě)成了“設(shè)備檢修”，雖然意思差不多，但看起來(lái)就不夠嚴(yán)謹(jǐn)。
書(shū)寫(xiě)注意事項(xiàng)：
文件格式也得講究。標(biāo)題要醒目，正文要條理清晰。別一上來(lái)就一大段話(huà)，讓人看著頭大。最好分成幾個(gè)部分，比如開(kāi)頭先說(shuō)說(shuō)目的，中間講具體要求，最后提點(diǎn)注意事項(xiàng)。這樣讀者看的時(shí)候方便理解，不會(huì)覺(jué)得亂七八糟的。
不過(guò)，有時(shí)候?qū)懙臅r(shí)候會(huì)忘記標(biāo)注日期什么的，這就不太好。尤其是涉及一些時(shí)效性的規(guī)定，沒(méi)有明確的時(shí)間節(jié)點(diǎn)，執(zhí)行起來(lái)就會(huì)有問(wèn)題。要是文件里寫(xiě)著“盡快處理”，那到底多久算盡快？大家心里沒(méi)底，工作起來(lái)就容易打折扣。
小編友情提醒：
文件出來(lái)后別急著下發(fā)，最好先讓幾個(gè)有經(jīng)驗(yàn)的老員工看看。他們經(jīng)驗(yàn)豐富，能指出不少問(wèn)題。有時(shí)候看似完美的方案，在實(shí)際操作中可能會(huì)遇到意想不到的麻煩。畢竟紙上談兵和實(shí)際干活是兩碼事，多聽(tīng)聽(tīng)意見(jiàn)總歸沒(méi)錯(cuò)。
